連載:Slack x GAS(Google Apps Script)の連携で業務を自動化してみた。事例編

挨拶は朝でも昼でも夜でもこんにちはで貫く白い巨匠です。(真似しちゃいけません)
今回は社内の業務を効率化するために実施した事例を記事にします。

企業内の連絡ツールとして世界でも有名なSlackと、過去にばーいな氏が記事にしていたGAS(GoogleAppsScript)を弊社で活用した事例です。

当記事は長くなるので複数の記事にわけて、事例と手順を掲載予定です。

SlackおよびGASとは何か、下記を参照ください。
【Slackについて】
世界中で大流行の「Slack」とは? 特徴と始め方、日本語化の手順を解説! | SELECK

【GASについて】
社内業務改善でGAS(Google Apps Script)使ってみた

SlackとGASを使って行なったこと。

結論からいうと、タイピングスコアの提出依頼、集計、集計結果報告の自動化を実現しました
業界未経験者を多く採用するBREEZEではまずは入社頂いたらPC操作、ショートカットキー、タイピングから研修がスタートします。
ブラインドタッチは最初の関門ですね。

そのため、新入社員の方を対象に月に1度タイピングチェックを行なっております。
提出依頼や、提出されたデータの取りまとめ、集計、結果報告(スコアランキング形式)などの作業は、全て手動で行なっており、この作業に1~2時間はかかっていました。

作業内容のbefore/after

作業内容所要時間(before)所要時間(after)
提出依頼の文面作成・告知5分0
タイピング集計結果の取りまとめ1時間10分
結果報告5分0

結果的には約1時間短縮される結果となりました。
月間1時間分といえど、毎月ルーティンで行うものなので、積み重なっていけばいくほど、集計にかけていた時間が短縮されます。

特にルーティンワークであれば人の手を介さずとも処理することが可能です。

自分はもともと飽きっぽい性格で単純作業も得意ではないですが、業務効率化というワードにひかれたことと、何より「楽して仕事がしたい!」これを数年考えた結果、自分なりのコツを見出しました。

効率化のコツは
・繰り返し行う作業がどれほどあるか
・データをどのようにして集めるか
・ツールで代替えできる作業はあるか

この3つが私の持論です。

それではもともとの作業の内訳の詳細をみていきましょう。

もともと行なっていた作業(Before)

・提出依頼の文面作成・告知(5分)
特別な変更等なければ文面の使い回しで締め切り日を修正のみで実施。

・タイピング集計結果の取りまとめ(1時間)
メールでデータを受け取ってExcelの表にまとめる作業。
告知から提出までの期間に2週間あるので、対象者が数10人おりメールが流れてしまい探す時間がかかっていました。

・結果報告(5分)
Excelで集計した結果を元に報告を実施。
集計結果がでれば前月の文面を使い回しして報告。

gas_slack_01

効率化のための考察

この作業を「繰り返し行う作業」「データの集め方」「代替えツールはあるか」の観点で考察しました。

・繰り返し行う作業
告知系の文章は「使い回し」という言葉がよくでていましたね。
提出依頼と集計結果は使い回しできそうです。

・データの集め方
Excelの表は計算もできたり、フィルタでソートがかけられるので集計には向いています。
しかし1人の担当が20名ほどのスコアをとりまとめて、入力していくよりかは、
とりまとめをせずに表にデータを集められるのが理想です。

・代替えツール
結論をいうと、今回はGoogleFormで集計をとりました。
GoogleFormについて今回は説明を省きますが、やりたいことが全て可能になりました。

改善を図った後の流れは以下になります。

改善後の作業(After)

・提出依頼の文面作成・告知(0秒)
GoogleSpreadSheet上にテンプレート文を用意して、日時指定した上でSlackに自動送信。
締切日は編集可能にすることで作業が不要になりました。

・タイピング集計結果の取りまとめ(10分)
GoogleFormを使うことで取りまとめ不要。
作業は提出状況を確認するくらいになり、進捗確認により集中できる環境が増えました。

・結果報告(0秒)
GASでスコアのソートを行いSlackへ自動送信。
こちらも作業が不要になりました。

ということで約1時間削減できました。
進捗確認も自動化できそうなので、改修案を検討中です。

gas_slack_02

最後に

今回はここまでになります。
次回の掲載ではやり方を公開予定ですので、お楽しみに!

作者情報
自称クリエイター本職プログラマー/BREEZE/PHP/objective-c/node.js/最近はインフラエンジニア/photoshop使えない/カラオケ/僕からイケメンをとったらなにも残らない
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